2017/11/22

個人情報の取扱いについて

1.個人情報の取得について
 愛知県社会保険労務士会(以下「当会」とします。)は、当会会則第3条・第4条に規定する当会の目的及び事業を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段によって個人情報を取得します。

2.個人情報の利用について
 当会は、取得した個人情報を下記の利用目的の範囲内で業務の遂行上必要な限りにおいて利用します。
会員の個人情報の利用目的(ご覧いただけるのは会員の方のみです。)
○一般の方の個人情報の利用目的
⑴当会(社労士会労働紛争解決センター愛知を含む)が実施する各種相談の申し込み・回答

◆各種相談票の利用目的について
 当会が実施している各種相談では、相談の解決を図るうえで特に必要がある場合等において、相談担当社会保険労務士が記入する相談票に、皆様の個人情報を記載する場合があります。当会では、この相談票に記載された個人情報を以下の目的のために利用致します。なお、当会の役職員及び会員は、当会の個人情報保護に関する諸規則を遵守し、取扱いには細心の注意を払っています。

①相談担当社会保険労務士が各種相談を行うための利用
・相談担当社会保険労務士が各種相談を行うために相談票を利用します。皆様が後日同じ案件や別の案件について相談を希望する場合に、その際に相談を担当する社会保険労務士が相談の参考にするために、前に作成した相談票を利用することがあります。

②あっせん手続サポート社会保険労務士が参考とするための利用
・社労士会労働紛争解決センター愛知の相談所を利用した皆様の希望により、引き続き社労士会労働紛争解決センター愛知におけるあっせん手続の申し込みを行った場合、あっせん手続サポート社会保険労務士が相談票の記載事項を、あっせん申立書作成等の事務処理のために利用することがあります。

③各種相談所(相談センター)の事務上の利用
・相談の実施内容や継続相談について把握し、相談担当社会保険労務士から報告を受けたり、皆様や相談担当社会保険労務士からの問い合わせに対応したりする等の事務に利用します。
・各種相談所(相談センター)の運営改善のために、当会の担当者が相談票を閲覧することがあります。
・相談票から抽出した情報を統計資料の作成をするための基礎資料として利用します。統計資料は、行政機関、全国社会保険労務士会連合会との協定に基づいて実施する相談事業において、これらの団体間で共有することがあります。統計資料には、氏名や住所等の個人を特定する情報は記載しません。

④苦情等への対応のための利用
・各種相談、相談担当社会保険労務士に対する苦情、問い合わせがあった場合等に、その苦情処理手続に相談票の記載情報を使用することがあります。

※相談担当社会保険労務士は、当会会員のうち各種相談所(相談センター)において相談を担当する者として登録または選任された会員であり、個人情報保護法第23条第5項第3号の個人情報の特定共同利用者となります。
 また、社労士会労働紛争解決センター愛知におけるあっせん手続サポート社会保険労務士は、当会会員からあっせん申立手続きをサポートする担当者として選任された会員であり、同じく個人情報の特定共同利用者になります。
 なお、社会保険労務士は、皆様の秘密を守る法律上の義務を負っています(社会保険労務士法第21条)。したがって、相談票の個人情報を閲覧した社会保険労務士が正当な理由なく第三者にその情報を漏えいすることは厳しく禁じられています。

⑵当会への苦情の受付・対応
⑶社労士会労働紛争解決センター愛知におけるあっせん手続の申し込み・対応
㊟社労士会労働紛争解決センター愛知は、裁判外紛争解決手続きの一環として社会保険労務士の専門知識を活かして中立公正な立場で個別労働関係紛争の解決を図る目的で設立された当会が運営する機関です。詳しくはこちらをご覧ください。

3.個人情報の第三者提供について
 当会は、以下のいずれかに該当する場合を除き、ご本人の個人情報を第三者へ開示または提供しません。
①あらかじめご本人の同意を得た場合
②法令の規定に従い、提供または開示する場合
③人の生命、身体または財産の保護のため必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
④公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
⑤国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

4.委託先の監督
 当会は、個人情報の取扱いを当会の事業目的を達成するために外部に委託することがあります。その場合には、個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適正な監督を行います。

5.個人情報の管理について
⑴当会は、個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理します。
⑵当会は、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどを防止するため、不正アクセス、コンピュータウイルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じます。
⑶当会は、持出しや外部への送信等により個人情報を漏えいさせないよう努めます。

6.個人情報の開示、訂正、利用停止・消去および苦情の処理について
⑴当会は、ご本人またはその代理人から個人情報の開示、訂正(変更・追加・削除)、利用停止・消去を求められた場合は、合理的な範囲ですみやかに対応いたします。
⑵当会は、個人情報の取扱いに関する苦情に対し、適切かつ迅速な処理に努めます。

7.組織・体制
⑴当会は、個人情報保護管理責任者を任命し、個人情報の適正な管理を行います。
⑵個人情報を取扱う者は、当会の役員及び事務局職員並びに当会の事業遂行のために当会または当会の支部より任期を定めて指名された会員(各部・委員会の部員・委員、支部幹事等)になります。(以下、「従業者」とします。)
⑶当会は、従業者に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法について周知徹底し、日常業務及び退職(退会)後又は任期満了後における個人情報の適正な取扱いを徹底します。

8.個人情報の共同利用について
 当会は、当会会員から取得した個人情報を下記利用目的の範囲において、当会および以下の当会関連組織との間で共同利用させていただく場合があります。

⑴共同利用者の範囲 ⑵共同利用する個人データの項目 ⑶共同利用目的
①全国社会保険労務士会連合会及び各都道府県社会保険労務士会 ・当会会員であることの有無及び入退会・変更履歴等の登録内容に関する情報
・氏名、年齢、性別、生年月日、個人事務所・勤務先・社会保険労務士法人名称、所在地、住所、電話番号、ファックス番号、Eメールアドレス等のご本人に関する基本情報
・役員歴、部委員歴及びその他会員の履歴に関する情報(連合会に限る)
・会長褒章・各種叙勲・表彰歴等の賞罰に関する情報(連合会に限る)
・連合会からの連絡事項の周知
・各種会議の通知及び出欠確認
・各種研修会の案内及び研修会への出席状況の確認、申込者の特定・事務連絡などの受講者管理、一部研修の内容により受講奨励
・社会保険労務士名簿の作成並びに社会保険労務士法人名簿の作成
・連合会、他の都道府県会からの登録内容等に関する照会・確認事項に対する回答
②愛知県社会保険労務士政治連盟 ・当会会員であることの有無に関する情報
・氏名、年齢、性別、生年月日、個人事務所・勤務先・社会保険労務士法人名称、所在地、住所、電話番号、ファックス番号、Eメールアドレス等のご本人に関する基本情報
・愛知県社会保険労務士政治連盟の会報の送付、入会の案内、各種案内
・愛知県社会保険労務士政治連盟のみ退会者(会費未納者に限る)の連絡先確認
③一般社団法人社労士成年後見センター愛知 ・当会会員であることの有無に関する情報
・氏名、年齢、性別、生年月日、個人事務所・勤務先・社会保険労務士法人名称、所在地、住所、電話番号、ファックス番号、Eメールアドレス等のご本人に関する基本情報
・一般社団法人社労士成年後見センター愛知の入会の案内、各種案内
④愛知労働局及び東海北陸厚生局等行政機関 ・当会会員であることの有無に関する情報
・氏名、年齢、性別、生年月日、個人事務所・勤務先・社会保険労務士法人名称、所在地、住所、電話番号、ファックス番号、Eメールアドレス等のご本人に関する基本情報
・役員歴、部委員歴及びその他会員の履歴に関する情報
・会長褒章・各種叙勲・表彰歴等の賞罰に関する情報
・行政機関等からの連絡事項の周知
・会員の品位を保持し、その資質の向上と業務の改善進歩を図るための指導及び連絡
・行政機関等からの登録内容等に関する照会・確認事項に対する回答
・各種叙勲・表彰等の審査・申請及び受章者の発表

⑷個人データの管理について責任を有する者の名称は、愛知県社会保険労務士会です。

一般の方の個人情報の共同利用について
 当会が実施している各種相談所(相談センター)で使用する相談票に記載された個人情報については、当該相談所(相談センター)において相談を担当する社会保険労務士が共同で利用します。
また、社労士会労働紛争解決センター愛知の相談所で使用する相談票に記載された個人情報については、あっせん申立ての手続きをサポートする社会保険労務士が共同で利用することがあります。
詳細については、前述『2.個人情報の利用について』⇒『一般の方の個人情報の利用目的』⇒『◆各種相談票の利用目的について』の記載内容をご確認ください。

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